Servicios para convenciones y exposiciones

Proporcionamos una interfaz para Registro de los participantes antes o en el día del Evento.

  • En el caso de las personas que se van registrando con anticipación para el Evento, el Organizador del mismo, nos puede ir proporcionando los datos de esas personas. Hay varias categorías:
    • El personal de las empresas que van a estar en los diferentes stands (Puestos de demostración), es necesario que se registren previamente al Evento con el Organizador del mismo, de manera que podamos hacerles su respectivo gafete de identificación. El gafete consiste en suplir no sólo una tarjeta de identificación de la persona, con el logotipo de la empresa que está exhibiendo productos, sino también los cordones y accesorios que van a sostener esa tarjeta para que la persona la utilice colgando del cuello, o prensada en alguna parte del cuerpo (En este caso, puede ser una prensa o un dispositivo llamado “yoyito”), que pueden ser impresos con el logotipo o nombre del Evento o si prefieren, con el logotipo y nombre de su empresa. Los porta-gafetes también pueden ser verticales u horizontales, según la manera en que prefieran imprimir su tarjeta plástica de identificación. Todos esos datos deberán ser provistos con anticipación por el Organizador del Evento, para tener tiempo de imprimir las tarjetas y los cordones, y que se puedan entregar con varios días de anticipación a todos los funcionarios de las empresas.
    • En algunos eventos, no sólo hay exhibiciones, sino también conferencistas. Esas sesiones son pagadas por los interesados. Esas serían personas que se registran con anticipación con el Organizador del Evento, y por lo general, le pagan también en forma anticipada a ese Organizador, una cierta cantidad para participar en la conferencia. Esos datos deberán ser suplidos por el Organizador a SERVICON con anticipación, para imprimir las identificaciones que servirán para controlar el ingreso de los participantes a cada conferencia. El Organizador del Evento, deberá definir en forma anticipada con SERVICON, el diseño de la identificación para participantes en conferencias, así como lo que se va a imprimir en los cordones de los porta-gafetes. Esas identificaciones se entregarían a medida que estas personas ingresen al país o durante los días del Evento.
    • Hay también personas que no hacen el registro anticipado para participar en determinadas conferencias, sino que deciden hacerlo en el o los días del Evento. En ese caso, nosotros vamos a proveer hojas de inscripción para las conferencias, de manera que esa información pueda ser introducida en el programa de impresión de sus identificaciones, y se puedan entregar tan pronto como puedan estar listas. Para eso, SERVICON se compromete a tener equipos y personal adecuado para hacer esos ingresos al sistema.
    • Al mismo tiempo, se puede diseñar en la misma hoja o en hojas separadas, un espacio para las personas que sólo quieren participar en las exhibiciones como visitantes. De nuevo, hay varias opciones, pues a veces se cobra un monto determinado por ingresar como visitante, con el propósito de evitar gente que solamente vienen a pasar el tiempo.
    • Si a los visitantes no se les va a cobrar por su ingreso, es importante que de todas maneras se registren, pues la idea fundamental del proceso descrito, es crear una Base de Datos que pueda ser utilizada posteriormente no sólo por el organizador del Evento, sino por las compañías que están exhibiendo productos.
    • Las identificaciones en todos los casos anteriores, se van a imprimir con un código tipo “QR” (Códigos muy nuevo, muy confiable, muy económico tanto de imprimir como de leer, con nuestra aplicación para teléfonos inteligentes de diferentes marcas y plataformas de operación), y se les dará a todos los funcionarios de las empresas que están exhibiendo, a un costo muy bajo a definir en su debido momento. De esta manera, cada empresa exhibiendo productos, tendrá una Base de Datos de los visitantes interesados en sus productos, la cual será de gran valor para posterior al Evento, poder contactar a todos estos interesados. Esta idea también es muy beneficiosa para las empresas que exhiben sus productos, pues se evitan tener catálogos impresos en papel lujoso a todo color, que muchas veces son desechados posteriormente. Esos catálogos representan un altísimo costo para las empresas participantes, y serían reemplazados por catálogos digitalizados que se adjuntarían a la comunicación que posterior al evento, se haga con los que estuvieron interesados visitando su “stand” o lugar de exhibición. De esta manera hay una justificación importante, para entrar en contacto con los visitantes interesados, y se evitan los visitantes “que van coleccionando catálogos”, sólo por el gusto de hacerlo, o para proyectos de colegios o universidades.
  • NOTA IMPORTANTE: Muestras de todo lo anterior, se puede evaluar en el Catálogo de Productos de nuestra empresa.
  • Como se indicó en el punto anterior, la impresión de un código tipo “QR” es único para identificar a cada visitante a un determinado “stand” o puesto de exhibición. Ese código se ingresa a una Base de Datos centralizada, con todos los datos proporcionados por el visitante o participante, según lo que nos informó al momento de registro. Con ese código exclusivo por participante, cada empresa que exhibe, tendrá una clave para ingresar a conocer la información del visitante. También a un costo adicional, cualquier empresa puede ingresar con otra clave a la base de datos completa con TODOS los visitantes al Evento, que, en principio, es propiedad del Organizador del Evento.
  • También el código exclusivo “QR”, será la forma de controlar que solamente los que han pagado por esta o aquella conferencia, pueda ingresar a la misma. La lectura será muy fácil y un sistema muy económico, pues estarían utilizando un teléfono inteligente común y corriente, con la aplicación que hemos mencionado para leer esos códigos “QR”.
  • El registro previo de asistentes a las conferencias, es muy importante porque nos da una idea previa al Evento, del cupo que será necesario para elegir el salón que pueda albergar a todos los interesados. Por otro lado, si el interés es muy grande por determinada conferencia, se puede programar una repetición de la misma para los interesados según su fecha de registro o cualquier otro método que desee el Organizador del Evento.
  • Para el día del Evento, se coordinaría con el Organizador, para que éste tenga una Caja habilitada para recibir el pago de los que no lo hicieron por anticipado o que esperaron hasta el día del Evento para registrarse en ciertas conferencias, o para los visitantes, si se decide que todos deben pagar al menos un valor por asistir.

Ventajas del Sistema

  • Pre-Registro en línea agiliza ingreso de visitantes, obteniendo datos completos y correctos (Nombre y apellidos; compañía; dirección de la empresa; país de procedencia (En caso de extranjeros); teléfonos, e-mail, etc.)
  • Manejo completo del evento en una sola aplicación Web.
  • Registro de visitantes a cada stand, mediante lectura de código “QR” impreso en las tarjetas de identificación de todos los participantes
  • Al final del Evento:
    • Cada expositor tendrá un acceso a la Base de Datos de sus visitantes, con datos completos de cada uno de ellos.
    • El Organizador del Evento queda con una Base de Datos de todos los visitantes, que le permitirá:
      • Decidir mejor qué tipo de eventos organizar
      • Cuáles expositores generan el mayor interés.
      • A quiénes enviar invitaciones para próximos eventos directamente por correo electrónico, mercadeo directo, etc.
  • El sistema es respaldado por la experiencia de más de 39 años de la empresa “A.B.M. de Costa Rica S.A.” y sus asociados, con amplia experiencia en la emisión de identificaciones (Por ejemplo, 18 años emitiendo las cédulas de identidad nacional de Costa Rica), y técnicos experimentados tanto en el software como en el mantenimiento de las impresoras de tarjetas plásticas.